Der neue Zahlungsstandard in der Schweiz – Empfehlungen für das komfortable Scannen und Erstellen von QR-Rechnungen
Bereits seit dem 30. Juni 2020 ist es möglich, QR-Rechnungen statt der bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine einzusetzen. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben ihre Soft- und Hardware im Voraus auf das Erstellen, Verarbeiten und Zahlen von QR-Rechnungen angepasst. Danach galt eine Übergangsfrist bis zum 30. September 2022, um die Debitoren- und Kreditorensoftware anzupassen und auf den richtigen Belegleser umzustellen, damit QR-Rechnungen generiert und erfasst werden können! Am 1. Oktober 2022 wurden die herkömmlichen Einzahlungsscheine definitiv vom Markt genommen.
Das Zahlen wird einfacher dank Belegleser und eBill
Rote und orange Einzahlungsscheine können nun nicht mehr verarbeitet werden. Damit wird die analoge Welt der Rechnungsstellung ins digitale Zeitalter überführt und die Schweiz macht sich fit für kommende Marktanforderungen wie Compliance, Automatisierung und Digitalisierung.
Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung sowie eBill nutzen und digital bezahlen. Die Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, sodass Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen mit den neuen Beleglesern bequem einscannen und bezahlen können – ob als Privatperson oder als Unternehmen. eBill geht deutlich weiter und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz. Mit eBill läuft der ganze Rechnungsprozess von der Erstellung bis zur Zahlung vollständig digital ab. Die Bankkunden erhalten ihre Rechnungen nicht mehr mit der Post oder per E-Mail, sondern digital direkt in ihrem E-Banking. Sie wählen in ihrer E-Banking-Lösung einzeln die Rechnungssteller aus, von denen sie digitale Rechnungen erhalten wollen, oder sie können allen Unternehmen erlauben, ihnen digitale Rechnungen zu schicken. Die Rechnungssteller übermitteln die Rechnungen digital an das E-Banking der User. Diese prüfen die Rechnung und geben sie zur Zahlung frei. Mit dieser neuen Infrastruktur für elektronische Rechnungen wird ein nahtlos digitales Zahlungserlebnis ermöglicht. Sie wird bis Ende des Jahres von allen Banken unterstützt und konsequent auf dem neusten Stand der Technologie weiterentwickelt. Als Schweizer Innovationen bieten sowohl QR-Rechnung als auch eBill den hiesigen Akteuren eine einmalige Plattform für die Entwicklung und Lancierung eigener innovativer Dienstleistungen.
Beide profitieren, Rechnungsempfänger und Rechnungssteller
Rechnungsempfänger können den Swiss QR Code auf der Rechnung bedingt mit einem Smartphone oder aber mit dem richtigen Belegleser einfach, sicher und bequem einscannen. Mit einem Klick werden alle rechnungsrelevanten Daten erfasst und die Zahlungsauslösung erfolgt nach Freigabe automatisch zum definierten Zahlungstermin. Das umständliche und oftmals fehlerbehaftete Abtippen der Konto- und Referenznummer sowie des Betrags entfällt. Der umfangreiche Zahlteil enthält eine neue strukturierte Zeichenfolge im Freitextfeld «Zusätzliche Informationen». All das ermöglicht ein schnelleres Bezahlen und Fehlerquellen werden maximal reduziert. Es gibt ausserdem nur noch ein einziges einheitliches Format mit einem Zahlteil in drei unterschiedlichen Ausprägungen statt wie bisher sieben verschiedene Einzahlungsscheine.
Auch für die Unternehmen, die Rechnungssteller, wird der gesamte Prozess schneller, effizienter und letztlich kostengünstiger dank strukturierter Zahlungsinformationen, weniger manuellem Aufwand, sinkender Fehleranfälligkeit und vereinfachtem Debitorenmanagement. QR-Rechnungen können selbst erstellt und auf perforiertem, weissem Papier ausgedruckt werden. Das perforierte Papier kann ganz einfach von Druckereien bezogen werden. So bringt die QR-Rechnung allen Marktteilnehmern Vorteile und leistet einen wertvollen Beitrag im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Schweiz.
Die Vorteile der QR-Rechnungen und der Belegleser im Überblick
| Für Rechnungsempfänger | Für Rechnungssteller |
| • Einfaches Scannen mit dem Belegleser • Vereinfachte Rechnungsverarbeitung • Digitale Integration aller Zahlungsinformationen im QR-Code • Weniger Fehler beim Einlesen • Spart Zeit und Geld, weil weniger manueller Aufwand • Unterstützung digitaler Zahlungen und Zahlungen auf dem Postweg oder am Postschalter | • Vereinfachter Zahlungsabgleich, weniger manueller Aufwand • Elektronische Übermittlung von allen Zahlungsinformationen • Druck auf weissem Papier |
Bin ich, ist mein Unternehmen auf die neuen Zahlungsstandards vorbereitet?
Alle Rechnungsersteller und -empfänger in der Schweiz haben ihre Soft- und Hardware auf das Verarbeiten und Zahlen von QR-Rechnungen angepasst. Auf dem Markt gibt es sichere und benutzerfreundliche Belegleser, die das Einscannen und Verarbeiten der QR-Rechnungen maximal erleichtern. Besonders hervorzuheben ist beispielsweise der innovative Belegleser PayEye von CREALOGIX, dem börsennotierten, weltweit agierenden Unternehmen für digitale Banking-Technologie aus der Schweiz.
E-Banking mit dem Belegleser PayEye
PayEye ist ein handlicher Rechnungsscanner/Belegleser zur einfachen und sicheren Zahlungserfassung. PayEye dient dem Einlesen von QR Codes auf QR-Rechnungen sowie von ESR-Codierzeilen auf orangen Einzahlungsscheinen, solange diese noch im Umlauf sind.
Mit PayEye lassen sich Rechnungen schnell und einfach einlesen. Sämtliche zahlungsrelevanten Informationen werden vom neuen Swiss QR Code Reader erfasst, kontrolliert und in das E-Banking oder die Finanzsoftware des Rechnungsempfängers übertragen. Der Belegleser ist mit mehr als 400 Schweizer Finanzsoftwareprodukten kompatibel. Das Lesen der Codierzeile des orangen Einzahlungsscheins erfolgt schnell, sicher und fehlerfrei mit einer einfachen Handbewegung, der Swiss QR Code lässt sich blitzschnell mit nur einem Klick scannen. Mit seinem ergonomischen und eleganten Design macht PayEye ausserdem auf jedem Schreibtisch eine gute Figur. PayEye verfügt über eine praktische Dockingstation (optionales Zubehör) und ist jederzeit einsatzbereit im kabellosen Betrieb via Bluetooth oder WiFi.
Warum nicht mit dem Smartphone fotografieren?
Diese Frage wird in Diskussionen um den Swiss QR Code und Belegleser häufig gestellt. Natürlich können die zahlungsrelevanten Daten der Zahlteile der QR-Rechnung vereinzelt auch manuell eingetippt oder mit einem Smartphone geknipst und übertragen werden, sofern eine entsprechende App vorhanden ist. Ein Scanner wie PayEye bietet jedoch wesentlich mehr Ergonomie bei der Erfassung sowie mehr Sicherheit, da keine Schadsoftware darauf installiert werden kann.
Mehr als 30 Rechnungen pro Zahlungslauf?
Dafür gibt es professionelle Swiss QR Code Scanner für KMUs wie den QR GiroMat G400. Dieser verfügt über einen automatischen Rechnungseinzug und dient als Hochleistungsgerät der effizienten und ergonomischen Zahlungserfassung von heute und morgen.
Komplettes Zahlungsmanagement mit PayMaker PRO
Für Unternehmen, die Rechnungen nach den neuen Standards erstellen wollen, eignet sich eine Multibanking-Software für Zahlungsmanagement und QR-Rechnungsstellung wie PayMaker PRO. Damit lassen sich komfortabel und sicher Rechnungen mit QR-Zahlteil generieren, direkt erfassen und in der Finanzsoftware speichern. Unternehmen können so ihr Zahlungsmanagement optimieren und Budgets transparenter planen. Der QR-Zahlteil enthält wahlweise die QR-IBAN und QR-Referenz, IBAN und Creditor Reference oder IBAN ohne Referenz. Bei Serienrechnungen besteht die Möglichkeit, die Referenznummer und zusätzliche Informationen fortlaufend hochzuzählen.
Jetzt handeln und in die Zukunft des Schweizer Zahlungsverkehrs starten!
Welche technologische Unterstützung und welcher Belegleser auch immer zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt, wichtig ist, dass Sie spätestens jetzt vorsorgen und zum Stichtag am 30. September optimal vorbereitet sind, um an der digitalen Zukunft des Schweizer Zahlungsverkehrs erfolgreich teilzunehmen.
Wo erhalten Sie den Belegleser PayEye?
PayEye und alle anderen erwähnten Hard- und Softwareprodukte können Sie direkt über den CREALOGIX Shop bestellen. Viele Finanzinstitute haben eine eigene PayEye Edition oder ein Spezialangebot für PayEye. Mit dem Suchbegriff «Belegleser» finden Sie entsprechende Angebote auf der Webpage Ihrer Bank.
| Finanzinstitute mit eigener PayEye Edition | |
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ERP-Softwarehersteller mit eigener PayEye Edition
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